Не все организации обязаны использовать печать, но она упрощает заключение договоров, открытие расчетного счета, ведение бухгалтерии и документооборота в целом. Поговорим об особенностях использования печати и факсимиле.
Когда без печати не обойтись
В законодательстве не прописано, что ИП обязаны использовать печать, более жесткие требования предъявляются к ООО, ОАО и подобным формам управления. В 2015 же году Госдума разрешила организациям заверять документы подписью руководителя.
Печать обязательно использовать при работе с такими документами:
- судебная доверенность – если ООО участвует в судебном процессе через представителя, нужна пропечатанная доверенность с подписью директора компании;
- бланк строгой отчетности – если онлайн-кассы нет, то каждому физическому лицу выдается БСО вместо чека. Обязательность этого правила снизили с 1 января 2021 года;
- отчет оценщика – если деятельность компании связана с оценкой активов, на отчетах для клиента проставляется печать;
- информационное сообщение при обороте подакцизных товаров – на документе, который компания запрашивает у контрагента по поставке акцизных товаров, указывается юридическая информация и печать.
Для ИП строгих правил нет, но использование оттиска упрощает взаимодействие с контрагентами и государственными органами.
Какой должна быть печать
На законодательном уровне нет требований к печати физического или юридического лиц. Главное – круглая форма и информация, идентифицирующая организацию. Поэтому указывают:
- юридический статус;
- ИНН и ОГРН;
- ФИО руководителя;
- адрес предприятия.
Заказчик вправе добавить на оттиск логотип или название организации на иностранном языке. Главное – чтобы надпись не вводила контрагентов в заблуждение (например, не стоит использовать аббревиатуру ФСБ), также запрещено наносить на оттиск герб РФ (штраф до 150 000 рублей).
Закон не запрещает ИП или ООО иметь несколько печатей для работы с клиентами, внутреннего документооборота. Главное – не спутать области их использования.
Факсимиле: что это, когда можно использовать
Факсимиле – это точная копия подписи руководителя или управляющего. Такой оттиск ускоряет и упрощает документооборот для организации.
Согласно статье 160 ГК РФ, факсимиле можно использовать в договорах после заключения соглашения между сторонами. Предмет – возможность пользоваться оттиском подписи. Если же такое соглашение не было зафиксировано на бумаге, заверенный факсимильной подписью документ лишается юридической силы.
Факсимиле удобно использовать с партнерами: заверение актов приема-погрузки или сопровождающей документации ускоряется в разы. Также оттиск подписи можно применять при заключении трудовых договоров. Однако этому предшествует соответствующий приказ руководителя.
Важно знать
Чтобы не возникло проблем, не стоит проставлять факсимильную подпись на таких документах:
- финансовая отчетность, в том числе счета-фактуры;
- доверенности;
- первичные учетные документы, в том числе акты о приемке работ;
- налоговые декларации (при этом допускается ставить электронную подпись)
- документы, которые подаются в суд.
Печать и факсимиле упрощают и ускоряют работу с документами. Их стоимость значительно меньше, чем приносимая ими польза.